項目建設實施過程中，大量的監(jiān)理記錄包括質(zhì)量控制記錄、進度控制記錄、投資控制記錄、安全控制記錄等方面的內(nèi)容，及時將這些資料進行收集和整理，是監(jiān)理工程師進行目標控制的記錄和依據(jù)。
（一）及時收集，及時整理及時性是做好監(jiān)理資料的前提。
（二）做好承上啟下工作。資料管理員一定要遵循總監(jiān)的領導，吃透總監(jiān)的意圖，對資料收集、整理、分類、歸檔中存在的問題要及時向總監(jiān)匯報。
（三）協(xié)助總監(jiān)查閱監(jiān)理日志和旁站記錄，查看監(jiān)理的一些重要發(fā)文如監(jiān)理工程師通知單、開工報告的審批、施工組織設計的審批、暫停令等是否在監(jiān)理日志上有所記載。
（四）對承包單位工程文件的形成、積累、立卷進行監(jiān)督檢查。
監(jiān)理資料的形成是對工程實體的真實反映，資料的管理是一個持續(xù)、瑣碎的過程，需要資料員和全體現(xiàn)場監(jiān)理人員共同努力才能夠完成好這項工作。作為資料員，除了具備必要的業(yè)務技能外，應加強與總監(jiān)和現(xiàn)場人員的溝通，加強對專業(yè)知識的學習和積累，才能夠真正的做好工程資料管理工作。
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